Przeprowadzka biura to ogromne wyzwanie, które wymaga podjęcia i koordynacji działań administracyjnych, logistycznych i transportowych. Jak sprawnie przenieść biuro? Pomocna będzie doświadczona firma transportowa oraz odpowiednia organizacja pracy.
Niezależnie od tego czy nowa siedziba firmy znajduje się kilka ulic dalej czy w zupełnie innym mieście, przeprowadzkę należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby miała ona jak najmniejszy wpływ na ciągłość pracy oraz relacje z klientami. Dnia przeprowadzki najlepiej nie odkładać do końca obowiązywania umowy najmu, tak aby mieć czas na załatwienie wszystkich towarzyszących jej formalności oraz zorganizowanie transportu firmowego mienia.
Im większe biuro tym z reguły ciężej je przenieść. Niezbędne wyposażenie każdej firmy stanowią m.in. biurka, szafy, fotele biurowe, komputery, drukarka, telefon czy faks. Osobną kwestią jest wyposażenie kuchni i części socjalnej oraz dokumenty, książki i inne akcesoria biurowe. Przygotowanie do przeprowadzki zacznij od wykonania spisu posiadanych przedmiotów, określ ich ilość oraz postaraj się oszacować wagę. Pozwoli Ci to orientacyjnie oszacować Twoje potrzeby względem transportu. Kolejną kwestią jest wybór firmy, która wykona przewóz firmowego wyposażenia. Warto postawić tu na podmiot, który specjalizuje się w tego typu usługach oraz posiada odpowiednio duże pojazdy transportowe. Zwróć także uwagę na referencje i doświadczenie. Duża ilość realizacji i pozytywne opinie klientów pozwolą Ci ocenić czy firmowe mienie będzie traktowane z odpowiednią ostrożnością. Dopytaj także o kwestie związane z zabezpieczeniem przedmiotów na czas pojazdu oraz ustal, kto jest odpowiedzialny za załadunek i rozładunek transportu.
Przeprowadzka biura wymaga także działania w zakresie organizacji pracy. Dobrze jest ustalić konkretny termin i jeśli jest to możliwe zaplanować przeniesienie biura na weekend, kiedy firma nie pracuje. Pozwoli Ci to zachować ciągłość pracy i zminimalizuje potencjalne niedogodności dla klientów. O planowanym terminie przeprowadzki, warto poinformować wcześniej pracowników, tak aby mogli oswoić się z tą myślą oraz mieli czas, aby zabezpieczyć swoje prywatne rzeczy. Zespół może okazać się także pomocny w przeprowadzeniu przeprowadzki. Najlepiej wyznaczyć kierownika, który zajmie się inwentaryzacją przedmiotów oraz zadecyduje, które z nich powinny zostać przeniesione do nowego biura, a które poddane utylizacji lub przekazane do sprzedaży. Poproś także personel, aby opróżnił meble ze wszystkich przedmiotów. Tak przygotowane wyposażenie zapakuj w kartonowe pudelka lub papiery pakowne. Przyda Ci się także folia bąbelkowa, stretch i taśma klejąca. Zabezpieczony ładunek przekaż firmie obsługującej przeprowadzkę. Zlecając ją profesjonalnej firmie transportowej, Twój ładunek jest chroniony ubezpieczeniem przewoźnika, a w przypadku zniszczenia ładunku przysługuje Ci odszkodowanie adekwatne do szkody.
